Memo là gì? Các bước viết Memo & Phân biệt Memo – MOU

Memo là gì? Trong môi trường học tập và làm việc chuyên nghiệp, kỹ năng viết memo (bản ghi nhớ nội bộ) đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi thông tin ngắn gọn và rõ ràng. Bài viết dưới đây giúp bạn nắm chắc khái niệm “memo”, mục đích sử dụng, hướng dẫn chi tiết cách viết, các lưu ý quan trọng và điểm khác biệt giữa memo và MOU.

I. Memo là gì? Các loại Memo thường gặp

Trước khi học cách viết đoạn văn tiếng Anh, bạn cần hiểu rõ bản chất và vai trò của Memo trong môi trường học thuật cũng như doanh nghiệp.

1. What is a memo? (Memo là gì?)

Memo là viết tắt của memorandum, nghĩa là bản ghi nhớ nội bộ. Đây là loại văn bản ngắn gọn dùng để:

• truyền đạt thông tin,

• thông báo thay đổi,

• đưa ra yêu cầu hoặc hướng dẫn,

• báo cáo nhanh,

• hoặc nhắc nhở các bộ phận trong tổ chức.

Memo thường được sử dụng trong doanh nghiệp, trường học, cơ quan và tổ chức hành chính.

2. Mục đích sử dụng memo

Memo quan trọng vì nó:

• giúp truyền đạt thông tin ngắn gọn – nhanh chóng – dễ hiểu,

• hạn chế sai sót trong giao tiếp nội bộ,

• tăng tính chuyên nghiệp,

• tạo tài liệu tham khảo khi cần đối chiếu,

• thể hiện quy trình quản lý rõ ràng.

Đối với người học tiếng Anh học thuật, memo thường xuất hiện trong môn Business Communication, Writing for the Workplace, Management, Project Reports…

II. Hướng dẫn cách viết Memo chuẩn

Trước khi bắt đầu, bạn cần nhớ rằng Memo luôn hướng đến tính rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Dưới đây là bố cục chuẩn.

Bước 1: Viết tiêu đề cho memo (Memo heading)

Tiêu đề cần thể hiện đầy đủ các trường thông tin:

• To: người nhận

• From: người gửi

• Date: ngày lập memo

• Subject: chủ đề memo (ngắn gọn, 5–8 từ)

Ví dụ: Subject: Meeting Schedule Change for Q2

Bước 2: Viết câu mở đầu – phần giới thiệu memo

Phần mở đầu cần giải thích lý do viết Memo . Gợi ý:

• The purpose of this memo is to…

• This memo aims to inform you about…

Bước 3: Viết nội dung của memo (Main content)

Nội dung trình bày thông tin chính cần truyền đạt, có thể bao gồm:

• sự thay đổi,

• vấn đề hiện tại,

• yêu cầu công việc,

• thông báo quan trọng.

→ Viết ngắn gọn, không vòng vo.

Bước 4: Trình bày hoạt động và mốc thời gian cụ thể

Đây là phần quan trọng giúp người nhận biết rõ thời gian – nhiệm vụ – trách nhiệm. Bạn có thể trình bày:

• deadlines,

• timeline dự án,

• schedule cuộc họp,

• thời gian thực thi nhiệm vụ.

Ví dụ: The new reporting process will start on March 1st, 2025.

Bước 5: Trình bày vấn đề bàn luận trong memo

Nếu Memo yêu cầu sự phản hồi, phê duyệt hoặc thảo luận, hãy trình bày tại phần này.

Ví dụ: Please review the proposed plan and provide your feedback by Monday.

Bước 6: Viết câu kết cho memo (Memo closing)

Kết thúc bằng một câu nhắc nhở, lời cảm ơn hoặc hướng dẫn tiếp theo.

Ví dụ:

• Thank you for your cooperation.

• Please contact me if you need further clarification.

III. Những lưu ý khi viết Memo

Trước khi hoàn thiện Memo , hãy ghi nhớ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo văn bản chuyên nghiệp.

• Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Memo không phải email dài dòng hay báo cáo chi tiết.

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng: Tránh dùng từ cảm tính, văn phong cá nhân.

• Trình bày logic, có tiêu đề rõ ràng: Giúp người đọc nắm thông tin trong vài giây.

• Dùng định dạng nhất quán: Heading – Opening – Body – Discussion – Closing.

• Không sử dụng câu văn dài và phức tạp: Hạn chế gây hiểu nhầm.

• Đảm bảo không lỗi chính tả – ngữ pháp:  Tính chuyên nghiệp nằm ở độ chính xác.

IV. MOU là viết tắt của từ gì? Phân biệt Memo và MOU

Trước khi kết thúc, người học cần phân biệt Memo và MOU vì hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn trong môi trường học thuật và doanh nghiệp.

1. MOU là viết tắt của gì?

MOU = Memorandum of Understanding  → nghĩa là Biên bản ghi nhớ hợp tác giữa hai bên hoặc nhiều bên, mang tính cam kết nhưng không ràng buộc pháp lý như hợp đồng.

Dùng trong:

• hợp tác dự án,

• thỏa thuận nghiên cứu,

• hợp tác giữa doanh nghiệp – trường học,

• thỏa thuận chiến lược.

2. Phân biệt Memo và MOU

Memo là dạng văn bản quan trọng trong giao tiếp nội bộ, giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp. Khi nắm được cấu trúc memo — từ tiêu đề, câu mở đầu, nội dung chính cho đến phần timeline và kết thúc — bạn có thể ứng dụng thành thạo trong học tập và môi trường doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phân biệt memo và MOU giúp tránh nhầm lẫn giữa văn bản nội bộ và biên bản hợp tác. Hãy luyện tập viết memo thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết tiếng Anh học thuật và đáp ứng tốt yêu cầu trong công việc.