Viết Email bằng tiếng Anh: Cấu trúc, bài mẫu luyện viết email

Trong môi trường học tập và làm việc hiện đại, kỹ năng viết email bằng tiếng Anh là một công cụ quan trọng giúp bạn giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp. Bài viết từ Prep sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ cách viết email chuẩn — từ bố cục, lời chào, mẫu câu, lỗi cần tránh cho đến phần bài tập giúp bạn luyện tập thực tế.

I. Cấu trúc viết email tiếng Anh chuẩn chỉnh

Để viết email chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo đầy đủ các phần sau:

1. Subject – Tiêu đề email

Ngắn – rõ – trực tiếp nêu mục đích. Ví dụ:

• Request for Meeting on Friday

• Assignment Submission – Class 10B

2. Greeting – Lời chào

Chọn lời chào theo mức độ trang trọng:

• Dear Mr. Brown,

• Dear Ms. Linh,

• Hi John, (khi thân quen)

3. Opening – Lời mở đầu

Đây là cách bắt đầu email lịch sự, giúp tạo thiện cảm trước khi đi vào trọng tâm. Ví dụ (kèm dịch):

• I hope this email finds you well. (Hy vọng email này đến với bạn khi bạn đang khỏe mạnh.)

• Thank you for your previous response. (Cảm ơn bạn vì phản hồi trước đó.)

4. Introducing the purpose – Nêu rõ mục đích

Hãy nói ngay bạn viết email để làm gì. Ví dụ:

• I am writing to inquire about… (Tôi viết email để hỏi về…)

• I am contacting you regarding… (Tôi liên hệ với bạn về…)

5. Body – Nội dung chính

Chia thành đoạn ngắn, rõ ràng, có thể gồm:

• Thông tin cần gửi

• Yêu cầu

• Giải thích

• Tài liệu đính kèm (Please find the attached file.)

6. Closing comment – Lời kết

Lịch sự, rõ ràng, thể hiện mong muốn phản hồi. Ví dụ:

• I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong sớm nhận được phản hồi của bạn.)

• Please let me know if you need further information. (Cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)

7. Signature – Chữ ký

Bao gồm: tên, chức vụ (nếu có), thông tin liên hệ.

II. Mẫu câu thông dụng khi viết email bằng tiếng Anh

Để viết thư tiếng Anh được tự nhiên và rõ ràng, bạn có thể áp dụng ngay các mẫu câu "mì ăn liền" mà PREP chia sẻ dưới đây nhé!

1. Mẫu mở đầu

• I’m writing to inform you that… (Tôi viết để thông báo rằng…)

• I would like to ask about… (Tôi muốn hỏi về…)

2. Mẫu yêu cầu – đề nghị

• Could you please help me with…? (Bạn có thể giúp tôi với…?)

• I would appreciate it if you could… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…)

3. Mẫu cung cấp thông tin

• Here is the information you requested. (Đây là thông tin bạn yêu cầu.)

• Please find the attached document. (Vui lòng xem tài liệu đính kèm.)

4. Mẫu kết thúc lịch sự

• Thank you for your time. (Cảm ơn bạn đã dành thời gian.)

• Looking forward to your reply. (Mong chờ phản hồi của bạn.)

III. Lỗi sai cần tránh khi viết email bằng tiếng Anh

Một vài lỗi người học thường gặp và cần tránh ngay:

• Viết email quá dài, lan man

• Dùng ngôn ngữ chat, viết tắt như u, pls

• Không có tiêu đề hoặc tiêu đề mơ hồ

• Viết sai tên người nhận

• Quên kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp

• Quên lời chào hoặc lời kết

Những chi tiết nhỏ này có thể khiến email thiếu chuyên nghiệp.

Nếu bạn muốn biết cách viết email chuyên nghiệp trong mỗi tình huống khác nhau, nhanh tay tham khảo cuốn sách English for Email để tích lũy cho mình những kiến thức về email như: Email trang trọng và không trang trọng, các loại email và các trình bày một email hoàn chỉnh nhé!

IV. Luyện viết Email bằng tiếng Anh

Để luyện viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, hãy hoàn thành phần bài tập dưới đây bạn nhé!

Bài tập 1: Chọn đáp án đúng

Chọn mẫu câu phù hợp:

1. Bạn muốn xin lỗi vì phản hồi muộn →
   a. Sorry I’m late!
   b. Please accept my apologies for the late reply.

2. Bạn muốn hỏi thông tin →
   a. Could you please provide more details?
   b. See you!

3. Bạn muốn đính kèm tài liệu →
   a. Please find the attached file.
   b. Come here please.

4. Bạn muốn đặt lịch hẹn →
   a. Could we schedule a meeting this Friday?
   b. Where are you?

5. Bạn muốn kết thư →
   a. I look forward to hearing from you.
   b. Bye!

Đáp án: 1-b, 2-a, 3-a, 4-a, 5-a

Bài tập 2: Điền từ vào chỗ trống

Điền một cụm phù hợp: regarding, attached, apologize, request, inform…

1. I am writing ___ the upcoming event.

2. Please find the file ___ to this email.

3. I would like to ___ more information.

4. I ___ for the inconvenience.

5. I am writing to ___ you that your application has been approved.

Đáp án:

1. regarding

2. attached

3. request

4. apologize

5. inform

Bài tập 3: Viết một email theo đề bài (120–150 từ)

Hãy viết một email bằng tiếng Anh gửi cho cô giáo chủ nhiệm để xin được làm lại bài thi cuối kì do bạn cảm thấy bài thi trước chưa thể hiện đúng năng lực hoặc có lý do khách quan ảnh hưởng đến kết quả.

Gợi ý:

Subject: Request to Retake the Final Exam

Dear Ms. Lan,

I hope this email finds you well. I am writing to kindly request a chance to retake the final exam for your class. During the test, I was not feeling well, which affected my concentration and performance. I believe the result does not reflect my actual ability, and I would really appreciate an opportunity to try again.

I promise to study harder and prepare more carefully if I am allowed to retake the exam. I am truly sorry for the inconvenience and hope you will consider my request.

Thank you very much for your time and understanding.

Sincerely,
Nguyen Minh Anh

Viết email bằng tiếng Anh không khó nếu bạn nắm đúng cấu trúc, sử dụng các mẫu câu phù hợp và chú ý giọng văn lịch sự. Với hướng dẫn chi tiết và hệ thống bài tập của Prep, bạn hoàn toàn có thể tự tin gửi những email mạch lạc, chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao trong học tập lẫn công việc.