【請假英文總攻略】2025最新！從口頭告知到Email範本，一篇學會所有假別與實用句型

你是否曾想過，請假英文該怎麼說才專業又得體？無論是口頭告知主管，還是以電子郵件正式請假，掌握正確的表達方式都是工作溝通中不可或缺的技能。本文將完整解析各類請假情境，並提供實用句型，讓你輕鬆應對各種請假需求。

從病假、事假到年假，每一種假別都有其對應的英文說法與常用句型。了解這些用法不僅能避免誤解，還能展現你的專業態度與禮貌，讓主管或同事一目了然你的請假原因與安排。同時，我們將示範如何撰寫結構清晰、禮貌得宜的請假郵件，讓你在職場上更具信任感。透過情境式示範與範例句，學習者可以快速掌握語言運用技巧，並在實務中立即套用。

本文還附上口頭請假與Email範本的完整懶人包，涵蓋常見職場情境，無論是臨時病假、家庭突發事件，或是提前申請年假，都能輕鬆應對。PREPEDU.COM將帶你一次搞懂所有請假英文用法，從基礎到進階，讓你的職場英文更流暢自然，也提升整體溝通效率。

I. 請假英文相關詞彙大全

在開始學習如何用英文請假之前，建立完整的詞彙庫是首要任務。以下將請假相關詞彙依照使用頻率與情境分為三大類別，幫助你快速找到所需的表達方式。

1. 核心假別

2. 家庭與個人生活相關假別

3. 其他特定狀況假別

4. 請假相關動詞與片語

5. 請假相關狀態與文件

II. 請假英文句型 / 申請請假表達方式

掌握了基本詞彙後，接下來要學習的是如何在實際對話中流暢地表達請假需求。口頭溝通時，語氣的拿捏至關重要，既要表達誠懇，又要保持專業。根據你與對方的關係親疏、公司文化的正式程度，以及請假的急迫性，你需要選擇適合的表達方式。以下將情境分為非正式與正式兩種場合，讓你在任何狀況下都能得體地提出請求。

1. 非正式場合的快速告知

當你身處於溝通風格較為輕鬆、團隊關係融洽的環境時，可以使用這些較直接的句型來告知請假需求。這些表達方式簡潔明快，適合用於日常工作中與同事或較為親近的主管溝通。

2. 正式場合的禮貌請求

在較為正式的企業環境中，或是當你面對高階主管、重要客戶時，使用更為委婉禮貌的句型能夠展現你的專業素養與對對方的尊重。這些句型通常使用條件式語氣，讓請求聽起來更為謙遜。

3. 完整情境對話模擬

為了讓你更清楚地了解如何在真實對話中運用這些請假英文句型，以下提供一段員工與主管之間的完整互動範例。這個對話展示了從提出請求、說明理由、討論工作安排到獲得核准的完整流程，幫助你掌握專業的溝通節奏。

• Sarah: Hi Mark, do you have a minute? I wanted to discuss taking some time off next week.（嗨，馬克，你有時間嗎？我想討論一下下週請假的事情。）

• Mark:  Sure, Sarah. What dates were you thinking?（當然，莎拉。你考慮哪些日期？）

• Sarah: I'd like to request leave from Wednesday to Friday, the 15th to 17th. I have a family event to attend.（我想申請週三到週五的假期，也就是十五日到十七日。我有家庭活動要參加。）

• Mark: That should be fine. Can you brief Tom on the Johnson project before you go? We need to make sure everything keeps moving.（應該沒問題。你離開前可以向湯姆簡報強森專案嗎？我們需要確保一切持續進行。）

• Sarah: Absolutely. I'll prepare a handover document and schedule a meeting with Tom on Tuesday. I'll also make sure all my reports are submitted by Tuesday evening.（當然可以。我會準備一份交接文件，並在週二安排與湯姆的會議。我也會確保所有報告在週二晚上前提交。）

• Mark: Perfect. Just send me a formal email request, and I'll approve it.（很好。只要寄給我正式的電子郵件申請，我就會批准。）

• Sarah: Thank you, Mark. I'll send that over right away.（謝謝你，馬克。我會立刻寄出。）

這段請假英文對話展現了幾個重要元素：提前告知、清楚說明日期、主動提出工作交接安排，以及承諾完成手邊任務。這些都是專業請假溝通中不可或缺的環節。

III. 英文請假信寫法 / 請假單範例

雖然口頭告知能夠快速傳達訊息，但在正式的職場環境中，書面的請假英文申請仍然是不可或缺的程序。一封結構完整、措辭得體的請假 Email 不僅能夠清楚記錄你的請假需求，更能展現你的專業態度與組織能力。以下將從 Email 的基本結構開始，逐步引導你撰寫出完美的請假信。

1. 完美英文請假信的黃金結構

一封專業的請假英文 Email 應該包含五個核心要素，每個部分都有其特定功能與寫作要點。掌握這個結構後，你就能在任何情況下快速撰寫出清晰有效的請假申請。

2. 三大請假英文情境 Email 範本

為了讓你能夠快速應對不同的請假英文情況，以下提供三個最常見情境的完整 Email 範本。每個範本都經過精心設計，可以直接套用或依個人需求微調。

2.1. 情境一：臨時病假申請

當你突然生病無法上班時，需要立即通知主管。這類請假英文郵件的重點在於迅速傳達訊息，並表明你會盡快提供更新資訊。

Subject: Sick Leave Request for Today, March 5th

Dear Ms. Thompson,

I am writing to inform you that I am unable to come to work today due to sudden illness. I woke up this morning with a severe headache and fever, and I believe it's best for me to rest and recover at home.

I have notified my team members, and David has agreed to cover my client call scheduled for this afternoon. I will monitor my emails periodically and respond to any urgent matters as my condition allows.

I will keep you updated on my condition and hope to return to the office tomorrow if I feel better. If needed, I can provide a medical certificate.

Thank you for your understanding.

Best regards,
Michael Chen
Marketing Specialist

中文翻譯：

主旨： 今日（三月五日）病假申請

Thompson 女士您好，

我來信通知您，我今天因突然生病無法上班。我今早醒來時有嚴重的頭痛和發燒，我認為最好在家休息恢復。

我已經通知了我的團隊成員，David 已同意代替我處理今天下午預定的客戶電話會議。我會定期查看電子郵件，並在我的身體狀況允許的情況下回覆任何緊急事項。

我會持續向您更新我的狀況，如果我感覺好轉，希望明天能返回辦公室。如有需要，我可以提供醫生證明。

感謝您的理解。

此致敬禮，
Michael Chen
行銷專員

2.2. 情境二：預先規劃的年假申請

當你計劃提前休假旅行或處理個人事務時，這類請假英文申請應該至少提前兩週提出，並展現你已經妥善安排好工作。

Subject: Annual Leave Request: June 10-21, 2025

Dear Mr. Rodriguez,

I would like to formally request annual leave from June 10th to June 21st, 2025 (10 working days) for a family vacation that has been planned for several months.

To ensure a smooth workflow during my absence, I have taken the following steps:

• Completed all deliverables for the Q2 marketing campaign ahead of schedule

• Prepared a detailed handover document for Lisa, who has agreed to oversee my responsibilities

• Scheduled a transition meeting with the team on June 7th to address any questions

• Set up an out-of-office auto-reply with Lisa's contact information for urgent matters

I will be available via email if any critical issues arise, though I will be in a different time zone (GMT+8).

Please let me know if you need any additional information or if there are any concerns about these dates.

Thank you for considering my request.

Sincerely,
Rachel Wong
Senior Project Manager

中文意思：

主旨：年假申請：2025年6月10日至21日
親愛的羅德里格斯先生：

我想正式申請於2025年6月10日至6月21日（共10個工作天）的年假，安排一次已計畫數月的家庭旅行。

為確保我請假期間工作順利進行，我已採取以下措施：

• 提前完成第二季行銷活動的所有交付項目

• 為Lisa準備詳細的交接文件，她已同意協助監督我的工作

• 安排於6月7日與團隊舉行交接會議，以解答任何疑問

• 設置外出自動回覆，附上Lisa的聯絡資訊以處理緊急事宜

若有任何緊急問題，我仍會透過電子郵件聯繫，儘管我將處於不同的時區（GMT+8）。

如需更多資訊或對這些日期有任何疑慮，請告知我。
感謝您考慮我的申請。

此致
敬禮

Rachel Wong
高級專案經理

2.3. 情境三：長期休假申請（產假/陪產假）

對於重大生活事件需要的長期休假，請假英文Email 應該更為正式，並提供充分的時間讓公司安排人力。

Subject: Maternity Leave Request Starting August 15, 2025

Dear Ms. Patterson,

I am writing to formally request maternity leave beginning August 15, 2025, with an expected return date of November 15, 2025, in accordance with company policy.

My due date is August 20th, and I plan to take the full 12 weeks of maternity leave entitled under our benefits program. I will provide medical documentation from my healthcare provider as required.

To prepare for my absence, I propose the following transition plan:

• Begin transitioning my key accounts to Thomas and Jennifer starting July 1st

• Complete all major projects by August 10th

• Create comprehensive documentation for all ongoing initiatives

• Conduct training sessions for the team covering my responsibilities

• Remain available via email until August 14th for any final questions

I am committed to ensuring a seamless handover and am happy to discuss this plan with you and the team at your convenience.

Thank you for your support during this important time.

Warm regards,
Amanda Foster
Business Development Director

中文意思：

主旨：產假申請：自2025年8月15日開始
親愛的帕特森女士：

我寫信正式申請自2025年8月15日開始的產假，預計返工日期為2025年11月15日，依照公司政策辦理。

我的預產期為8月20日，我計畫享受公司福利方案所提供的完整12週產假。我將提供醫療機構所開立的相關證明文件。

為確保我請假期間工作順利進行，我提出以下交接計畫：

• 自7月1日起，將我的主要客戶帳戶轉交給Thomas與Jennifer

• 於8月10日前完成所有主要專案

• 為所有進行中的專案建立完整的文件資料

• 為團隊進行培訓，涵蓋我的職責範圍

• 於8月14日前，透過電子郵件回答最後的問題

我致力於確保交接順利，並樂意與您及團隊在方便時討論此計畫。

感謝您在這個重要時期的支持。

此致
敬禮

阿曼達·福斯特
業務發展總監

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• 颱風假英文怎麼說？從口語到Email公告，一次搞懂

3. 現代職場必備：Slack/Teams 範本

在現代職場中，即時通訊軟體如 Slack 或 Microsoft Teams 已成為日常溝通的主要工具。雖然這些平台的溝通風格較為非正式，但在撰寫請假英文時仍需保持專業並提供完整資訊。以下是一個適合在即時通訊軟體上使用的請假訊息範本，它結合了簡潔性與必要的細節。

Hi Team 👋

Quick heads up: I'll be taking sick leave today (March 5th) as I'm not feeling well.

Coverage:
• Sarah will handle the client presentation at 2 PM
• All urgent emails forwarded to Tom
• Project files updated in shared drive

I'll be checking messages occasionally but may not respond immediately. For anything urgent, please contact Sarah directly.

Thanks for understanding!
Alex

中文意思：

團隊好 👋

簡短通知：由於身體不適，我今天（3月5日）請病假。

工作安排如下：

• 下午2點的客戶簡報由Sarah負責

• 所有緊急電子郵件已轉寄給Tom

• 專案文件已更新至共享雲端資料夾

我會偶爾查看訊息，但可能無法立即回覆。如有緊急事項，請直接聯絡Sarah。

感謝大家的理解！

亞歷克斯

IV. 請假英文第四步：核准後不可忽略的專業細節

獲得請假英文核准並非請假流程的終點，許多人忽略了核准後的後續步驟，這些細節往往是區分一般員工與優秀專業人士的關鍵。妥善處理這些環節不僅能確保工作順利進行，更能強化你在團隊中的可靠形象。

1. 設定「辦公室外」自動回覆

當你不在辦公室時，設定一個專業且資訊完整的自動回覆郵件（Out of Office, OOO）是必要的。這不僅能讓聯絡你的人了解你的狀況，更能引導他們找到替代聯絡人，避免工作延誤。撰寫請假英文時，一個完善的 OOO 訊息應該包含你的離開日期、預計返回時間、緊急聯絡人資訊，以及你是否會查看郵件。

Subject: Out of Office: March 10-14, 2025

Thank you for your email.

I am currently out of the office from March 10th to March 14th, 2025, and will have limited access to email during this time. I will respond to your message as soon as possible upon my return on March 15th.

For urgent matters, please contact:

• Sarah Mitchell (Project-related queries)

  • Email: sarah.mitchell@company.com

  • Phone: +886-2-1234-5678

• Tom Bradley (Client-related issues)

  • Email: tom.bradley@company.com

  • Phone: +886-2-8765-4321

Thank you for your understanding.

Best regards,
Jennifer Lee
Account Manager

中文意思：

主旨：外出辦公通知：2025年3月10日–14日

感謝您的來信。
我將於2025年3月10日至3月14日期間不在辦公室，期間郵件回覆將受限。我會在3月15日返回後盡快回覆您的訊息。

如有緊急事宜，請聯絡：

• Sarah Mitchell（專案相關問題）

  • 電子郵件：sarah.mitchell@company.com

  • 電話：+886-2-1234-5678

• Tom Bradley（客戶相關問題）:

  • 電子郵件：tom.bradley@company.com

  • 電話：+886-2-8765-4321

感謝您的理解。

此致
敬禮
Jennifer Lee
客戶經理

這個請假英文範本的設計考慮了收件者的需求，清楚說明了你何時會回覆，並根據不同類型的查詢提供了對應的聯絡人，讓對方能夠快速找到協助。

2. 如何與職務代理人進行高效交接

即使你只是短暫離開幾天，妥善的工作交接仍然至關重要。在實際使用請假英文申請休假前，建立一個有條理的交接流程，能夠確保你的同事在代理你的工作時不會手忙腳亂，同時也能讓你在休假期間真正放心休息。

• 首先，製作一份詳細的交接清單，列出所有進行中的專案、待辦事項及其優先順序。每個項目都應該包含背景資訊、目前進度、下一步行動，以及相關文件的存放位置。例如: "Johnson Project - 70% complete - Next step: Review design mockups by March 12th - Files in shared drive under /Projects/Johnson"。

• 其次，整理所有相關文件與資源的連結，確保代理人能夠輕鬆找到需要的資訊。建立一個中央文件或資料夾，包含所有會議記錄、客戶聯絡方式、專案時程表及重要郵件往來。使用 Google Drive、SharePoint 或 Notion 等協作工具可以大幅提升交接效率。

• 最後，在離開前一至兩天安排一個簡短但專注的交接會議，親自向代理人說明重要事項。這個會議不需要很長，三十分鐘通常足夠，重點是確認代理人理解關鍵任務，並回答任何疑問。會議結束後，將討論要點整理成書面記錄寄給代理人，作為他們的參考依據。

V. 深化理解: 關於請假英文的進階問答 (FAQ)

在掌握了請假英文的基本技巧後，仍有一些細微但重要的問題經常困擾著學習者。以下針對四個最常被問到的進階問題提供深入解答，幫助你在實際應用時能夠更加精準與自信。

1. 'Take a day off' vs 'take the day off' 有什麼差別？

這兩個表達方式看似相同，實際上有微妙的語感差異。在請假英文的用法中，"Take a day off" 是泛指「請一天假」，通常用於談論未來或過去的某個不特定日子，例如："I need to take a day off next week for a medical appointment"。這裡的重點是「一天」這個時間長度，而非特定哪一天。相對地，"Take the day off" 則是特指「這一天請假」，通常指的是今天、明天，或對話中已經明確提及的某個特定日期，例如："You should take the day off tomorrow and rest"。這裡使用定冠詞 "the" 強調的是那個特定的日子。在實際使用時，如果你想說「我明天要請假」，說 "I'm taking the day off tomorrow" 會比 "I'm taking a day off tomorrow" 更自然，因為明天是一個已經確定的特定日子。

2. PTO 是什麼概念？

PTO 是 "Paid Time Off" 的縮寫，是一種在歐美企業中越來越普及的休假制度。與傳統將病假（Sick Leave）、事假（Personal Leave）、年假（Vacation）分開計算的方式不同，PTO 將所有帶薪休假整合成一個統一的假期池。在 PTO 制度下，員工每年會獲得一定天數的帶薪假期，可以自由決定如何使用這些假期，無需區分是生病、度假還是處理個人事務。例如，一位員工可能每年有二十天 PTO，他可以用十天去旅行、五天處理家庭事務、五天用於生病或醫療約診。這個制度的優點是給予員工更大的彈性與自主權，同時簡化了公司的行政管理。然而，它也意味著你需要更謹慎地規劃假期使用，因為如果你因生病用掉太多天數，可能就沒有足夠的假期用於休閒度假。在實際應用請假的英文時，申請 PTO 通常只需說明日期與天數，例如："I would like to request 3 days of PTO from April 5–7"，而不需要詳細說明用途。

結語

掌握請假英文不僅僅是學會幾個單字或句型,而是理解整個專業溝通的流程與精神。從選擇適當的詞彙、運用得體的句型、撰寫完整的Email,到處理核准後的各項細節,每個環節都反映著你的職場成熟度與專業素養。

當你能夠在需要休息時自信地提出請求,同時確保工作不受影響、團隊能夠順暢運作,你就已經展現了一位優秀專業人士應有的責任感與組織能力。記住,請假不是逃避工作的藉口,而是為了讓自己能夠以更好的狀態投入工作的必要調整。

隨著遠距工作與跨國協作日益普及,用英文處理請假需求的機會只會越來越多。現在就開始練習這些技巧,將它們內化為你的溝通習慣,你會發現自己不僅在請假時更加從容,在整體的職場英文溝通上也會更具信心。無論你身處哪個產業、位於什麼職級,這些技能都將成為你職涯發展中的重要資產,幫助你在全球化的工作環境中穩健前行。

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